局机关各科室、各卫生健康单位：

为加强单位档案工作依法管理，提升档案业务建设规范化水平，根据《平阳县档案局关于开展档案室业务建设评价工作的通知》（平档发〔2023〕1号）等相关文件要求，决定在全县卫生健康系统开展档案业务规范化建设工作。现将有关事项通知如下：

一、目标任务

档案业务规范化建设工作的目标是：到2023年9月底前，局机关及各卫生健康单位全面完成档案工作规范化管理的认定，顺利迎接县档案局的检查验收，评价结果全部达到合格以上等次。

（一）加强局机关档案业务规范化建设。

1.按上级要求建立局机关档案室，落实档案工作责任，明确档案工作分管领导，配备档案工作专职人员，对本单位档案进行统一保管。

2.对照标准加强档案室基础设施建设，配置紧固、安全、适宜档案存放的独立库房，按规定配备相应装具以及符合“八防”要求的设施设备，确保有效保管和保护档案资料。

3.依法建立健全档案管理各项规章制度，包括档案管理办法、档案分类方法、立卷归档制度、档案鉴定制度、档案利用制度、档案统计制度等，按规定形成符合要求的归档文件材料，对各类档案进行收集、整理和保管，确保档案工作正常开展。

（二）加强所属单位档案业务规范化建设。

1.各卫生健康单位要加强档案规范化管理的组织领导，确保人员、经费、场所、制度“四落实”。

2.各单位对各门类载体的档案要实行集中统一管理，配备专(兼)职档案员，制定并完善各种门类和载体档案的归档范围和保管期限表，添置必要的设施设备，满足档案日常管理和查阅利用。

3.各单位档案工作要实行专室(专柜)、专人管理，确保档案资料的安全保存和有效利用。

二、工作要求

（一）加强档案收集整理，确保档案齐全完整。

各科室和各单位近期在做好纸质归档文件收集整理的同时，还应做好以下门类档案的收集整理:

1.电子档案收集整理。按照《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）》（附件1）要求，对能够充分反映本单位职能活动，具有凭证、查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据进行收集整理和存储备份，形成电子档案的文件格式。

2.重大活动档案收集整理。按照平阳县档案局《关于做好全县重大活动和突发事件档案资料收集归档工作的通知》（平档发〔2023〕4号）（附件2）要求，对历年积压应归档的文件材料、本年度重大活动和突发事件档案进行收集，做到应收尽收、应归尽归。自本文件下发之日起发生的重大活动和突发事件，各科室、各单位应在活动项目确定后，及时填写《重大活动档案管理登记表》，报送局档案室，再由局档案室报县档案局备案，由县档案局根据活动安排进行建档指导。

3.专业档案收集整理。根据国家档案局2011年公布的《国家基本专业档案目录（第一批、第二批）》，结合实际情况建立专业档案，收集与本单位业务工作有关的文件材料，完成组件、分类、排列、编号和编目等整理工作，确保专业档案齐全完整

4.历史档案收集整理。根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定，自档案形成之日起满十年即向县档案馆移交。按照平阳县档案局 平阳县档案馆《关于填报<2016年之前未移交档案情况统计表>的通知》（平档发〔2023〕6号）（附件3）的要求，各科室、各单位要对2016年之前保管期限为永久和长期（30年）的档案数量和情况进行收集整理，规范填写《2016年之前未移交档案情况统计表》。

请各科室于5月31日前将整理好的电子档案及元数据、专业档案统一移交局档案室，6月30日前完成历年重大活动和突发事件档案资料的整理并上报收集情况，12月31日前将整理好的历史档案移交局档案室。各单位要于6月30日前完成相关档案的收集整理，并做好自行保管，以备检查。

（二）加强档案科学保管，确保档案安全规范。

1.编制文件材料归档范围和档案保管期限表。根据单位职能和工作实际，全面分析和鉴别本单位文件材料的现实作用和历史作用，正确界定文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，报县档案局审批同意后执行。请各科室结合工作实际列出各类专业档案的归档范围，于4月底前上报局档案室，由局档案室划分保管期限。具体归档范围参照2006年施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 第8号）（附件4）。

2.制定切实可行的档案分类方案。按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案，并保持相对稳定。同时遵循文件之间的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，做到排列有序。

3.实行档案资料集中统一管理。建立单位档案全宗卷，编制全宗介绍、组织沿革、大事记。对单位全宗范围内各种门类和载体的档案实行集中统一管理，各科室要将收集整理好的专业档案及时移交至局档案室，并按照规定办理相关移交手续。依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定，加强对涉密档案的管理。

4.加强档案资料信息化建设。把档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，利用先进技术与设备，积极推进电子档案管理信息系统建设，建立完整的电子目录，同时积极创造条件逐步推进传统载体档案数字化，通过数字档案登记备份、日志等有效措施，保障档案资源的安全保存和有效利用。

三、工作保障

（一）加强组织领导。建立档案工作领导小组，把档案业务规范化建设工作摆上重要位置，坚持领导主抓、专人负责，明确目标、落实责任，措施得力、成效明显。

（二）加强业务学习。注重对档案管理专职人员和相关人员的法规学习和业务培训，增强档案工作法治意识，提高档案工作的业务素质和管理水平。

（三）加强自查整改。按照档案业务建设评价标准，认真做好本单位档案自查工作，逐项逐条核查档案工作完成情况，对存在的问题及时整改，确保高质量达标。

附件：

1.电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）

2.关于做好全县重大活动和突发事件档案资料收集归档工

作的通知（平档发〔2023〕4号）

3.关于填报《2016年之前未移交档案情况统计表》的通知（平档发〔2023〕6号）

4.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令 第8号）

平阳县卫生健康局

2023年4月19日

（此件公开发布）

附件1

电子文件归档与电子档案管理规范

（GB/T 18894-2016）

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。

1范围

本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档 案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 2828.1—2012 计数抽样检验程序  第1部分:按接收质量限（AQL）检索的逐批检验抽样计划（ISO 2859-1：1999，IDT）

GB/T 7156—2003  文献保密等级代码与标识

GB/T 9704—2012  党政机关公文格式

GB/T 11821—2002  照片档案整理规范

GB/T 11822—2008  科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 12628—2008  硬磁盘驱动器通用规范

GB/T 17678—1999  CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T 20988—2007  信息安全技术  信息系统灾难恢复规范

GB/T 26163.1—2010  信息与文献  文件管理过程  文件元数据 第1部分：原则（IS0 23081-1，IDT）

GB/T 29194—2012  电子文件管理系统通用功能要求

DA/T 13—1994  档号编制规则

DA/T 15—1995  磁性载体档案管理与保护规范

DA/T 18—1999  档案著录规则

DA/T 22  归档文件整理规则

DA/T 28—2002  国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

DA/T 31  纸质档案数字化技术规范

DA/T 32—2005  公务电子邮件归档与管理规则

DA/T 38—2008  电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T 46—2009  文书类电子文件元数据方案

DA/T 47—2009  版式电子文件长期保存格式需求

ISO 13008：2012  信息与文献  数字档案转换和迁移过程（Information and documentation — Digita1 records conversion and migration process）

ISO/TR 13028：2010  信息与文献  档案数字化实施指南（Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records） 

ISO 16175.2：2011  信息与文献  电子办公环境中档案管理原则和功能要求  第2部分：数字档案管理系统指南与功能要求（Principles and functiona1 requirements for records in electronic office environments — Part 2：Guidelines and functiona1 requirements for digita1 records management systems）

ISO 16175.3：2010  信息与文献  电子办公环境中档案管理原则和功能要求  第3部分：业务系统中档案管理指南与功能要求（Information and documentation — Principles and functiona1 requirements for records in electronic office environments — Part3：Guidelines and functiona1 requirements for records in business systems）

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1电子文件 electronic document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

3.2电子档案 electronic records

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（3.1）。

3.3元数据 metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

注：改写GB/T 26162.1—2010，定义3.12。

3.4组件 component

构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。

[ISO 16175.2—2011，3 术语和定义]

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

3.5真实性 authenticity

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

3.6可靠性 reliability

电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

3.7完整性 integrity

电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

3.8可用性 useability

电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

3.9业务系统 business system

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

3.10电子档案管理系统 electronic records management system

对电子档案（3.2）进行采集（3.11）、归档（3.12）、编目、管理和处置的计算机信息系统。

3.11采集 capture

对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。

3.12归档 archiving

将具有凭证、査考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件（3.1）及其元数据（3.3）管理权限向档案部门提交的过程。

3.13移交 transfer

按照国家规定将电子档案（3.2）的保管权交给国家档案馆的过程。

3.14登记 registration

电子档案进入电子档案管理系统（3.10）时赋予电子档案唯一标识符的行为。

注：改写GB/T 26162.1—2010，3.18。

3.15转换 conversion

在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

注：改写GB/T 26162.1—2010，3.7。

3.16迁移 migration

在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

注：改写GB/T 26162.1—2010，3.13。

4总则

4.1电子文件归档与电子档案管理应遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

4.2应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。

4.3应建立严格的管理制度，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与分工，主要包括以下四类部门的职责与分工：

a）档案部门负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作；

b）电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作；

c）信息化部门负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持；

d）保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

4.4应明确各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。

4.5应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。

4.6应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档和电子档案管理。

5业务系统与电子档案管理系统

5.1业务系统电子文件归档功能

5.1.1应能按6、7、8.1～8.4给出的相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。

5.1.2应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据。

5.1.3应能以单个流式文档集中记录电子文件拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息。

5.1.4能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系。

5.1.5能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据。

5.1.6能对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计。

5.1.7需通过业务系统开展电子档案管理活动时，业务系统电子档案管理功能应参照GB/T 29194—2012、ISO 16175-3：2010等标准以及5.2给出的要求执行。

5.2电子档案管理系统基本功能

5.2.1电子档案管理系统基本功能和可选功能应参照CB/T 29194—2012、DA/T 31、ISO 13028—2010、ISO 16175-2：2011等标准以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。

5.2.2应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能。

5.2.3应具备电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。

5.2.4应具备电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。

5.2.5应具备系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等功能。

5.2.6应具备各门类纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号等功能。

5.2.7应具备纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理功能。

5.3档案信息化基础设施

5.3.1档案信息化基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。

5.3.2应为档案部门配备局域网、政务网和互联网等网络基础设施，网络性能应能适应各门类电子文件、电子档案传输、利用要求。

5.3.3应配备电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。

5.3.4应配备与电子档案管理系统相适应的安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙等设备。

5.4电子档案管理系统安全管理

5.4.1电子档案管理系统安全管理应参照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》、涉密计算机信息系统分级保护等规定执行。

5.4.2应建立电子档案管理系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。

5.4.3电子档案管理系统以及档案信息化基础设施、信息安全设施等各种设备的选型、采购应符合国家有关信息安全和知识产权保护等方面的规定。

5.4.4支撑电子档案管理系统运行的网络应与互联网物理隔离，与互联网设备之间的数据传输应通过一次性写入光盘实施。

5.4.5严格管理电子档案管理系统的专用离线存储介质及其用户，定期查杀病毒，监控非授权用户的登录与操作行为。

5.4.6应制定并实施电子档案管理系统应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急响应和奖惩等应急处置机制。

6电子文件归档范围

6.1电子文件归档范围

6.1.1反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

6.1.2文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

6.1.3照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821—2002执行。

6.1.4科技类电子文件的归档范围按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等标准执行。

6.1.5各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

6.1.6邮件类电子文件的归档范围按照DA/T 32—2005等标准执行。

6.1.7网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

6.2电子文件元数据归档范围

6.2.1应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。

6.2.2文书类电子文件应归档元数据按照DA/T 46—2009等标准执行，至少包括：

a）题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

b）记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

6.2.3科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照6.2.2给出的要求执行。

6.2.4声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

7电子文件的收集与整理

7.1电子文件及其元数据的收集

7.1.1应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

7.1.2应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于以下6个方面的要求：

a）同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；

b）电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有关要求；

c）在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；

d）声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等；

e）邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等；

f）以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

7.1.3以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件夹中。

7.1.4应由业务系统按照6.2.2、6.2.3给出的要求，在电子文件拟制、办理过程中采集文书、科技、专业等类电子文件元数据。

7.1.5可使用WPS表格或电子档案管理系统按照6.2.2 a）、6.2.4给出的要求著录、采集在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的各门类电子文件元数据，以及声像类电子文件元数据。

7.2电子文件的整理

7.2.1应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。

7.2.2应以件为管理单位整理电子文件，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

7.2.3应基于业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。　　

7.2.4应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。

7.2.5电子文件分类按照电子档案分类方案执行，可执行的标准或分类方案有：

a）文书类电子文件的分类整理按照 DA/T 22执行；

b）科技类电子文件应按照 GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等进行分类；

c）专业、邮件、网页、社交媒体等类电子文件可参照DA/T 22等要求进行分类。有其他专门规定的，从其规定；

d）声像类电子文件应按照年度——保管期限——业务活动，或保管期限——年度——业务活动等分类方案进行分类。

7.2.6应在整理过程中基于业务系统电子文件元数据库建立纸质文件目录数据，涉密纸质文件目录数据的录入应符合国家保密管理要求，目录数据项参照6.2.2 a）给出的要求执行。

7.2.7应在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。

7.2.8应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联，具体要求如下：

a）应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；

b）在单台计算机中经办公、绘图等类应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件题名命名；

c）声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。

7.2.9可参照分类方案在计算机存储器中建立文件夹集中存储电子文件及其组件，完成整理活动。

8电子文件归档与电子档案编目

8.1电子文件归档程序与要求

8.1.1电子文件形成或办理部门、档案部门可在归档过程中基于业务系统、电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电子文件归档登记表（见表A.1）等主要归档程序。

8.1.2应清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等。

8.1.3应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，包括：

a）电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求；

b）电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整；

c）电子文件与元数据格式符合8.3、8.4给出的要求；

d）以专有格式归档的，其专用软件、技术资料等齐全、完整；

e）加密电子文件已解密；

f）电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交；

g）电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。

8.1.4档案部门应将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为，登记归档电子文件。

8.1.5应依据清点、鉴定结果，按批次或归档年度填写电子文件归档登记表（见表A.1），完成电子文件的归档。

8.2电子文件归档时间与归档方式

8.2.1电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。

8.2.2应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。

8.2.3应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种：

a）webservice归档接口；

b）中间数据库归档接口；

c）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

8.3电子文件归档格式

8.3.1电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定硬软件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。

8.3.2电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T 47—2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。

8.3.3以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：

a）电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；或

b）电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。

8.3.4在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：

a）二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；

b）三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要按8.3.4 a）给出的要求转为二维矢量文件归档。

8.3.5以数握库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：

a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档，或

b）参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

8.3.6照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。

8.3.7公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

8.3.8专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。

8.4电子文件元数据归档格式

8.4.1应根据电子文件归档接口以及元数据形成情况确定电子文件元数据归档格式。

8.4.2经业务系统形成的各门类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式：

a）选择8.2.3 a）或8.2.3 c）所述归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；

b）选择8.2.3 b）所述归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

8.4.3声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。 

8.5电子档案的编目

8.5.1应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动。

8.5.2应对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核和确认，对不合理或不准确的应进行修正。

8.5.3应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序，并依据排序结果编制文件级档号。

8.5.4应采用文件级档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据。

8.5.5应按照DA/T 18—1999以及6.2.4给出的要求对电子档案、纸质档案做进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式特征。

8.5.6完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式库，并参照7.2.9给出的要求分类、有序地存储电子档案及其组件。

8.6档号编制要求

8.6.1应按照DA/T 13—1994等标准以及电子档案全程管理要求确定档号编制规则。

8.6.2应采用同级国家综合档案馆档号编制规则为室藏电子档案、纸质档案编制档号。

8.6.3档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案。

8.6.4以档号作为电子档案命名要素时，计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全宗内任意一件电子档案及其组件。

9电子档案的管理

9.1电子档案的存储

9.1.1应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。

9.1.2电子档案管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

9.1.3在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。

9.2电子档案的备份

9.2.1应结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

9.2.2电子档案近线备份与灾难备份的基本要求如下：

a）宜采用磁带备份系统进行近线备份，应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份；

b）电子档案数量达到一定量且条件许可时，可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份；

c）本单位建设灾难备份中心时，应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中，进行同步分析、设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应参照GB/T 20988—2007等标准要求执行。

9.2.3电子档案离线备份的基本要求如下：

a）应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质，参照GB/T 2828.1—2012、GB/T 12628—2008、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995、DA/T 38—2008等标准实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统配置数据、日志数据等的离线备份；

b）电子档案离线存储介质至少应制作一套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第二套、第三套离线存储介质，并在装具上标识套别；

c）应对离线存储介质进行规范管理，按规则编制离线存储介质编号，按规范结构存储备份对象和相应的说明文件，标识离线存储介质。禁止在光盘表面粘贴标签；

d）离线存储介质的保管除参照纸质档案保管要求外，还应符合下列条件：

——应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；

——应装盒，竖立存放或平放，避免挤压；

——应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；

——保管环境温度选定范围：光盘17℃～20℃，磁性载体15℃～27℃；相对湿度选定范围：光盘20%～50%，磁性载体40%～60%。具体要求见DA/T 15—1995、DA/T 38—2008。

e）电子档案或电子档案离线存储介质自形成起一年内可送同级国家综合档案馆电子档案中心进行备份；

f）应定期对磁性载体进行抽样检测，抽样率不低于10%；抽样检测过程中如果发现永久性误差时应扩大抽检范围或进行100%的检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新；

g）对光盘进行定期检测，检测结果超过三级预警线时应立即实施更新；

h）离线存储介质所采用的技术即将淘汰时，应立即将其中存储的电子档案及其元数据等转换至新型且性能可靠的离线存储介质之中；

i）确认离线存储介质的复制、更新和转换等管理活动成功时，再按照相关规定对原离线存储介质实施破坏性销毁。应对离线存储介质管理活动进行登记，登记内容参见表A.2。

9.3电子档案的利用

9.3.1电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。

9.3.2应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。

9.3.3利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。

9.3.4电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。

9.3.5对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。

9.4电子档案的统计

9.4.1应按照档案统计年报要求及本单位实际需要对各门类电子档案情况进行统计。

9.4.2可按档案门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对室藏电子档案数量等情况进行统计。

9.4.3可按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计。

9.5电子档案元数据的维护

9.5.1应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。

9.5.2实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。

9.5.3应参照GB/T 26163.1—2010等标准持续并自动采集电子档案管理过程元数据，应记录的电子档案管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等，具体见8.1.4、10.2.5、10.3.4给出的要求。

9.5.4应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据，具体见9.2、10.2、10.3.4给出的要求。

9.5.5应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。

9.5.6应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护。

10电子档案的处置

10.1电子档案的鉴定与审查

10.1.1应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。

10.1.2档案部门应根据本单位档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出被鉴定对象的续存或销毁意见，必要时可协商相关职能部门。销毁鉴定意见经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。

10.1.3电子档案的解密审查应由档案部门、保密部门共同实施，必要时可协商相关职能部门。解密审查意见经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。

10.1.4应根据电子档案所标密级并结合国家有关政策、要求，参照GB/T 7156—2003等标准定期对涉密电子档案进行密级审查，实施解密、延长保密期限或提升密级等处置活动。

10.1.5到期电子档案移交进馆前，应进行解密审查。

10.2电子档案的转换与迁移

10.2.1应在确保电子档案的真实、可靠、完整和可用基础上，参照ISO 13008—2012等标准实施电子档案及其元数据的转换或迁移。

10.2.2出现以下但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：

a）电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换；

b）因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；

c）支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；

d）电子档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。

10.2.3应按照确认转换或迁移需求、评估转换或迁移风险、制定转换或迁移方案，审批转换或迁移方案、转换或迁移测试、实施转换或迁移、评估转换或迁移结果、报告转换或迁移结果等步骤实施电子档案及/或元数据的转换或迁移。

10.2.4应在确信转换或迁移活动成功实施之后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。

10.2.5电子档案及其元数据的转换、迁移活动应记录于电子档案管理过程元数据中，并填写电子档案格式转换与迁移登记表（见表A.3）。

10.2.6重新对经过格式转换后的电子档案及其元数据进行备份。

10.3电子档案的移交与销毁

10.3.1保管期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起5年内应向同级国家综合档案馆移交，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》和同级国家综合档案馆的要求执行。

10.3.2纸质、银盐感光材料等各门类传统载体档案应以数字副本及其目录数据移交进馆，以确保移交年度内数字档案资源的完整性。纸质档案数字化转换应按照DA/T 31、ISO/TR 13028—2010以及同级国家综合档案馆的要求执行。

10.3.3电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。

10.3.4应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。

10.3.5应销毁电子档案的离线存储介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

10.3.6属于保密范围的电子档案，其销毁应按国家保密规定实施。

10.3.7应填写电子档案销毁登记表（见表A.4）并归档保存。

表A.1  电子文件归档登记表

注：归档电子文件门类包括：文书，科技，专业，声像，电子邮件，网页，社交媒体，［其他］。

表A.2  电子档案离线存储介质管理登记表

表A.3  电子档案格式转换与迁移登记表

表A.4  电子档案销毁登记表

附件2

平阳县档案局文件

平档发〔2023〕4号

关于做好全县重大活动和突发事件档案资料收集归档工作的通知

各乡镇党委、政府，县机关各单位：

重大活动档案真实地记录了政治、经济和社会发展历程，反映了具有时代特征的重大变化，是档案资源的重要组成部分，有着十分重要的历史价值。为加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，使其更好地为全县经济和社会发展服务，依据《重大活动和突发事件档案管理办法》有关规定，现就有关事项通知如下。

一、收集范围

重大活动是指对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

1.领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

2.照片、录音、录像；

3.业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

4.印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

5.其他具有保存利用价值的文件材料。

二、归档要求

1.重大活动和突发事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，档案门类划分、分类方法与全宗内档案保持一致。确有必要的，可以设立专题进行管理。

2.责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

3.责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束6个月内，向县档案局报告档案工作方案落实情况。

三、责任分工

1.重大活动的主办单位，应当在活动项目确定后，及时填写《重大活动档案管理登记表》（附件2），报送县档案局登记备案，县档案局根据活动安排，将对有关部门和单位进行建档指导。

2.责任部门为一个单位的，形成的档案纳入本单位档案全宗进行管理。责任部门分为主办单位、协办单位的，形成的档案纳入主办单位档案全宗进行管理。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的档案纳入承担活动主要工作的单位全宗进行管理或者协商确定。责任部门为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的档案分别纳入各单位全宗进行管理。责任部门为临时机构的，形成的档案纳入新设全宗或临时机构的主管单位全宗进行管理。

3.县档案局将加强对全县重大活动和突发事件档案资料收集归档工作的指导，密切与全县重大活动组织承办单位的沟通联系，及时掌握全县重大活动的有关情况，搞好组织协调、督促落实，定期对收集归档情况进行通报，确保全县重大活动档案齐全完整。

附件：1.《重大活动和突发事件档案管理办法》

2.《重大活动档案管理登记表》

3.《档案监督整改工作单》

平阳县档案局

2023年3月9日

附件1：

重大活动和突发事件档案管理办法

2020年12月12日国家档案局令第16号公布 自2021年6月1日起施行

目录

第一章  总则

第二章  工作职责

第三章  管理要求

第四章  档案利用与开发

第五章  附则

第一章  总则

第一条  为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》等相关法律、法规，制定本办法。

第二条  本办法所称重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条  本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条  重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为经济社会发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第五条  各地区各部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作组织领导，建立健全工作制度，保证档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。

第六条  重大活动和突发事件档案的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费应当纳入活动经费预算或保障措施。档案主管部门、档案馆开展重大活动和突发事件档案工作所需经费列入本级预算。

第七条  重大活动和突发事件档案工作应当积极运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平。

涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理相关规定。

第二章  工作职责

第八条  档案主管部门负责本行政区域内重大活动和突发事件档案工作统筹协调、制度建设，负责建立本行政区域内重大活动和突发事件档案工作清单，对档案工作进行监督和指导。

中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的重大活动和突发事件档案业务工作。

第九条  重大活动和突发事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（以下统称责任部门）负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案馆移交。

县级以上党委、政府作为主办单位的，执行单位作为责任部门履行前款规定的职责。

第十条  档案馆负责分管范围内重大活动和突发事件档案接收征集、集中保管、编研开发并提供利用。

档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案。

第十一条  档案主管部门、责任部门和档案馆应当建立档案主管部门统筹协调、各部门分工负责的工作机制，完善工作情况通报制度，协同推进重大活动和突发事件档案工作。

第十二条  档案主管部门按照法定职权和程序对重大活动和突发事件档案管理工作进行监督检查，责任部门和档案馆应当配合。

第十三条  对在重大活动和突发事件档案工作中作出突出贡献的单位或者个人，按照国家有关规定给予表彰、奖励。单位或个人存在违法违纪行为的，应当由档案主管部门、有关单位依法依规予以处理。

第三章  管理要求

第十四条  重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。档案主管部门应当及时发布本行政区域重大活动和突发事件档案工作清单，明确年度工作任务（或事项）、责任部门、档案处置要求等。工作任务（或事项）应当包括但不限于以下内容：

（一）党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，国际、国家或区域级论坛峰会、合作交流会、博览会、招商引资会、推介洽谈会等会议、会展活动；

（二）国际、全国或地区性综合性运动会及其他重大杯赛、联赛、锦标赛、冠军赛等赛事活动；

（三）以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；

（四）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件应对活动。

第十五条  责任部门应当制定重大活动和突发事件档案工作方案，明确档案工作负责部门和人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料。采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

第十六条  责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第十七条  责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案主管部门审查同意后施行。

中央国家机关、中央企业可以针对本系统重大活动和突发事件，制定本系统文件材料归档范围和档案保管期限表，经国家档案主管部门审查同意后施行。

第十八条  重大活动和突发事件档案按照下列要求确定全宗设置：

（一）责任部门为一个单位的，形成的档案纳入本单位档案全宗进行管理；

（二）责任部门分为主办单位、协办单位的，形成的档案纳入主办单位档案全宗进行管理。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的档案纳入承担活动主要工作的单位全宗进行管理或者协商确定；

（三）责任部门为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的档案分别纳入各单位全宗进行管理；

（四）责任部门为临时机构的，形成的档案纳入新设全宗或临时机构的主管单位全宗进行管理。

档案全宗设置产生争议的，由相关单位提交档案主管部门予以处理。

第十九条  重大活动和突发事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，档案门类划分、分类方法与全宗内档案保持一致。确有必要的，可以设立专题进行管理。

第二十条  责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

重大活动和突发事件档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

第二十一条  责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束6个月内，向同级档案主管部门报告档案工作方案落实情况。

例行性、周期性会议通过年度报告说明有关情况的，可以不再专门作出书面说明。

第二十二条  责任部门应当按照国家有关规定向档案馆移交重大活动和突发事件档案，经档案馆同意，可以提前将档案交档案馆保管。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向有关主管单位或档案馆移交档案。

责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具意见。

第二十三条  档案馆应当按照国家有关规定接收重大活动和突发事件档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。

第二十四条  责任部门和档案馆应当按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第四章  档案利用与开发

第二十五条  档案馆和责任部门应当通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，为重大活动和突发事件档案利用创造条件。

档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，为档案利用提供便利。

第二十六条  档案馆应当积极推进利用工作，按照国家规定向单位或个人提供档案利用。责任部门利用已移交档案的，档案馆应当予以优先保证。

责任部门保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。

第二十七条  档案馆开展分管范围内重大活动和突发事件档案专题数据库建设，责任部门应当配合。责任部门档案以专题方式进行管理且具备建设条件的，应当开展本系统或本单位档案专题数据库建设。

档案主管部门应当科学规划专题数据库建设工作，推动档案馆和责任部门档案专题数据库共建共享共用。

第二十八条  档案馆和责任部门应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。

第五章  附则

第二十九条  本办法由国家档案局负责解释。

第三十条  本办法自2021年6月1日起施行。

附件2：

重大活动档案管理登记表

填报单位：                   填报时间：    年   月   日

注：此表于活动举办前报送县档案局备案，联系人：周思思，联系电话：13806836205/686205。

附件3

档案监督整改工作单

 平阳县档案局                                       2023年3月9日印发 

附件3 

关于填报《2016年之前未移交档案情况统计表》的通知

各乡镇党委、政府，县机关各单位：

根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定，自档案形成之日起满十年即向县档案馆移交。因老档案馆库房“胀库”无法及时移交接收，现新馆建成投用在即，结合“十四五”档案接收计划，请各单位及时统计填写《2016年之前未移交档案情况统计表》，于2023年3月24日之前发至县档案馆保管利用科（浙政钉联系人：包崇调,联系方式：631518）。

附件：2016年之前未移交档案情况统计表

平阳县档案局     平阳县档案馆

2023年3月17日

附件：

2016年之前未移交档案情况统计表

单位名称：                统计人：          联系手机：

填表说明：1、本表仅统计2016年之前保管期限为永久和长期（30年）的档案数量和情况。2、科技档案包括科研、基建、设备档案。

 平阳县档案局                                                                                                                                                                                                                                                                                               2023年3月17日印发 

附件4

国家档案局令 第8号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

局长杨冬权

2006年12月18日

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是：

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；  

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

(二)本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；  

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。  

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：    

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；   

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 

(四)本机关一般性事务管理文件材料； 

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。   

第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件：文书档案保管期限表

附件： 

文书档案保管期限表

1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料  （永久）

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报    （永久）

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料  （30年）

1.4 讨论未通过的文件  （10年）

2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常务会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料  

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册    （永久） 

2.2 讨论未通过的文件     （10年）

3 本机关党组（或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录     （永久）

4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 （永久）

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报    30年

5 机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要    （永久）

5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 （30年）

5.2 本机关为协办的 

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本   （30年）

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本     （10年）

6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)，上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计      （永久） 

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道  （30年）

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排    （10年）

7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料     

7.1 重要的    （永久） 

7.2 一般的    （30年） 

7.3 本地区、本机关工作汇报材料     （30年）

8 本机关业务文件材料

8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料    （永久）

8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示  

8.2.1 重要业务问题的    （永久）

8.2.2 一般业务问题的  （30年）

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料  

8.3.1重要业务问题的，（永久）

8.3.2 一般业务问题的  （30年）

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿   （30年）

8.5 机关联合行文的文件材料

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的  （永久）

8.5.1.2 一般业务问题的  （30年）

8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的  （30年）

8.5.2.2 一般业务问题的  （10年）  

8.6 本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1 大事记、组织沿革等 （永久）

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等   （10年）

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等   （永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收 (评估)等文件材料    （永久）

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料   (永久)

8.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料   (永久)

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料     (30年) 

8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料    (10年) 

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 

8.7.5.1 重要的    (永久) 

8.7.5.2 一般的    (30年)

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 

8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料  （永久)

8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料     （10年） 

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料   （10年）

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料 

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等        （永久） 

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录    （30年）

9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫，信访工作文件材料    

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料    （永久）

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件      （30年）

9.3 人事任免文件    （永久）

9.4 先进单位、劳动模范、先进 

9.4.1  受县级（含）以上表彰、奖励的     （永久） 

9.4.2  受县级以下表彰、奖励的       （30年）

9.5 对本机关有关人员的处分材料 

9.5.1 受到警告(不含)以上处分的     （永久） 

9.5.2 受到警告处分的     （30年） 

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料      （永久） 

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料      （永久）

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根    （永久）

9.9 职工名册     （永久） 

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料   

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果      （永久） 

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等    （永久） 

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料     （永久） 

9.10.4 情况反映、工作简报       （10年）

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 

9.11.1 重要的      （永久） 

9.11.2 一般的    （30年） 

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录    （10年） 

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料   

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的    （永久） 

9.13.2 其他有处理结果的         （30年）

10 本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料    （永久） 

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料   

10.2.1 重要的    （永久）

10.2.2 一般的      （10年） 

10.3 接待工作的计划；方案 

10.3.1 重要的    （30年） 

10.3.2 一般的    （10年）

10.4 机关财务预算    （30年） 

10.5 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料    （30年） 

10.6 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料 

10.6.1 重要的    （永久） 

10.6.2 一般的    （10年） 

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续    （永久） 

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请    （30年）

11 上级机关制发的文件材料   

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 

11.1.1 重要的    （永久） 

11.1.2 一般的    （10年） 

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料    （10年） 

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料    （永久）

12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料   （10年）

13 下级机关报送的文件材料 

13.1 重大问题的专题报告       （30年） 

13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 （10年）